Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là một trong những thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa hóa đơn chiếu lệ với hóa đơn thương mại.

Vậy chính xác thì hóa đơn chiếu lệ là gì? Khi nào bạn sử dụng loại hóa đơn này? Nội dung hóa đơn chiếu lệ bao gồm những gì? Câu trả lời cho những thắc mắc đó sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây nhé!

1. Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice thường được viết tắt là PI và dịch sang tiếng Việt là Proforma Invoice. Về cơ bản, đây có thể được hiểu là bản nháp đầu tiên của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng.

Bằng cách nhìn vào Proforma Invoice, bạn có thể nắm được các thông tin cơ bản của sản phẩm, chẳng hạn như số lượng, mẫu mã, tổng giá và đơn giá của từng sản phẩm.

2. Ý nghĩa của Proforma Invoice – PI là gì?

Proforma Invoice – PI có ý nghĩa là Hóa đơn chiếu lệ. Tức là nó có định dạng giống hóa đơn, nhưng không phải dùng để thanh toán (hay chiếu lệ) bởi nó không phải giấy tờ để đòi nợ

3. Proforma Invoice để làm gì?

Về cơ bản, đây chỉ là bản nháp đầu tiên của một hóa đơn thương mại chính thức. Dựa trên cơ sở này, người mua và người bán có thông tin vận chuyển cơ bản như loại, kiểu máy, số lượng, đơn giá, tổng số lượng và điều khoản vận chuyển.

PI là chứng từ thể hiện cam kết của người bán cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ được thông báo cho người mua ở một mức giá cụ thể. Sau khi nhận được hóa đơn chiếu lệ, người mua và người bán có thể thương lượng các điều khoản cụ thể khác. Do đó, hóa đơn chiếu lệ này có thể được sửa đổi nhiều lần để đáp ứng nhu cầu của các bên.

4. Hóa đơn chiếu lệ – Proforma invoice được phát hành khi nào?

Người bán không cần phải phát hành Proforma Invoice PI để mua bán hàng hóa. Do đó, không có bất kỳ hạn chế nào về thời điểm phát hành loại hóa đơn này. Tuy nhiên, các bên có thể chuẩn bị trước PI để tham khảo nhằm làm rõ các điều khoản của giao dịch và nhanh chóng đạt được thỏa thuận. Từ đó tìm ra giải pháp hợp lý và rẻ cho đôi bên.

Do đó, bạn có thể tạo hóa đơn chiếu lệ nếu:

• Người xuất khẩu phải cung cấp cho người nhập khẩu một chứng từ có thông tin đầy đủ về hàng hóa. Tất nhiên, món hàng vẫn chưa được giao vào thời điểm đó.
• Cần có hóa đơn chiếu lệ nếu nhà nhập khẩu yêu cầu chứng từ xác nhận giá trị hàng hóa để hoàn thành thủ tục hải quan. Đây là yêu cầu bắt buộc ở một số quốc gia và khu vực.
• PI có thể được cấp nếu chưa hoàn thiện được những thông tin yêu cầu hoặc nếu không kịp phát hành hóa đơn thương mại. Nếu cả hai bên có thông tin đầy đủ về lô hàng, người mua đồng ý với các điều khoản, hàng hóa được đóng gói hoặc vận chuyển trong một container khi đó thì người xuất khẩu có thể xuất hóa đơn thương mại cho lô hàng.

5. Nội dung của hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice

Nội dung cơ bản của hóa đơn chiếu lệ như sau:

• Thông tin chi tiết về nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.
• Số PI và ngày tháng.
• Gợi ý các điều khoản thanh toán do người bán mong muốn.

Ví dụ: Đặt cọc bao nhiêu tiền và thanh toán bao nhiêu phần còn lại khi có đủ chứng từ mua bán,… và bạn cần có đầy đủ thông tin tài khoản ngân hàng để tiến hành một cách nhanh gọn nhất quá trình thanh toán.

• Các thông tin cơ bản về lô hàng như đơn giá, tổng giá, số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách đóng gói …
• Port of Loading: Tên của cảng bốc hàng.
• Port of Destination: Tên của cảng đích dự kiến.
• ETA: Đây là ngày dự kiến giao hàng hóa tại nơi đến.

6. Mẫu hóa đơn chiếu lệ proforma invoice

7. Sự khác nhau giữa proforma invoice và commercial invoice

Trên thực tế, dựa vào định nghĩa đã giúp chúng ta dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này như sau:

Về thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được người bán phát hành trước khi hàng được vận chuyển hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để giao.

Mặt khác, hóa đơn thương mại được phát hành sau khi mặt hàng đã được vận chuyển hoặc đã hoàn tất đóng gói trong container và sẵn sàng để giao cho người mua.

Về nội dung được ghi trên hóa đơn: Trên thực tế, nội dung cơ bản của cả hai loại hóa đơn này là tương tự nhau.

Tuy nhiên, vì là hóa đơn chính thức nên hóa đơn thương mại có nhiều chi tiết cụ thể và chính xác hơn hóa đơn chiếu lệ. Thông tin trên hóa đơn thương mại sẽ không thay đổi.

Tuy nhiên, hóa đơn chiếu lệ sẽ xem xét và chỉnh sửa lại thông tin cho đến khi hai bên đồng ý thì thôi.

Về sự cam kết giữa các bên: Hóa đơn chiếu lệ chỉ thể hiện cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để họ hiểu rõ thỏa thuận chung của nhau.

Và hóa đơn thương mại là văn bản chính thức xác nhận giao dịch mua bán, và tất nhiên cả người bán và người mua đều có ràng buộc trách nhiệm với nhau.

Về hạch toán: Hóa đơn thương mại được dùng để tính cho cả nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Còn Hóa đơn chiếu lệ thì không như vậy .

Trên đây là toàn bộ những thông thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về hoá đơn chiếu lệ – Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này của mình sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.

Xem thêm: 

• Hóa đơn thương mại invoice là gì
• Ký Hậu Vận Đơn Là Gì?
• Chứng từ trong vận tải đường hàng không
• Manifest Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Hướng Dẫn Khai E-manifest
• Bảo Hiểm Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu – Những Kiến Thức Cần Biết