Commercial invoice đóng vai trò như giấy tờ thể hiện giá mua giá bán hàng hóa trong mua bán hàng hóa quốc tế và nội địa. Commercial invoice xác định giá trị hải quan và là căn cứ tính thuế nhập khẩu.

Chúng ta hãy cùng Kênh xuất nhập khẩu đi tìm hiểu kĩ hơn về invoice và những nội dung được thể hiện trên invoice nhé.

>>> Xem thêm:

♥ REVIEW Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Chất Lượng Tốt Nhất

1. Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice là chứng từ thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu.

Commercial Invoice còn phải có đầy đủ những thông tin quan trọng như:

• Điều kiện thương mại Incoterms như: FOB,CIF,CFR,…
• Phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P,…
• Phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng, cụ thể như với đường biển có số tàu, số chuyến, POL, POD.

2. Ý nghĩa và chức năng Commercial Invoice

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong thương mại quốc tế. Có rất nhiều ý nghĩa và chức năng quan trọng đối với commercial invoice.

• Ý nghĩa của Commercial Invoice

Dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là căn cứ để bên bán đòi tiền và bên mua trả tiền.

Là cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu, những ai lên tờ khai hải quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hóa đơn vào phần mềm hải quan.

Một là nó là chứng từ không thể thiếu vì Commercial Invoice làm cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan.

• Các chức năng quan trọng của commercial invoice

Hóa đơn thương mại là chứng từ không thể thiếu trong thương mại quốc tế, commercial invoice có những chức năng quan trọng sau:

Làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa

Chứng từ bổ sung vào bộ hồ sơ thanh toán cho ngân hàng

Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước.

Làm các chứng từ khác như: C/O, kiểm dịch, hun trùng…

Gửi đi cho đối tác nước ngoài.

Đó là bốn chức năng quan trọng nhất của một hóa đơn thương mại. Ngoài ra còn có những chức năng khác như đó là bản báo giá cho người mua…

3. Những nội dung nhất thiết phải có trên commercial invoice

Dù không có một form mẫu nào cụ thể nhưng để là một hóa đơn thương mại đúng chuẩn thì phải có tối thiểu các thông tin sau:

• Thứ nhất, thông tin của Seller (người bán) bao gồm các thông tin quan trọng sau

Tên của người bán.

Địa chỉ người bán

Thông tin liên hệ (nếu có)

• Thứ hai, thông tin của buyer (người mua) bao gồm các thông tin

Tên của người mua hàng.

Địa chỉ người mua (cần ghi rõ địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, vì nó liên quan đến làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng, làm các chứng từ liên quan)

Thông tin liên hệ (nếu có)

Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại. Bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách.

• Thứ ba, số và ngày phát hành hóa đơn

Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.

Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list. Nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ khác.

• Thứ bốn, thông tin về hàng hóa

Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)

Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.

Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính

• Thứ năm, các thông tin khác  nên học xuất nhập khẩu ở đâu

Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)

Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)

Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu

Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, lời khuyên là không nên, tốt nhất cộng vào trong tiền hàng)

Đó là các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại, cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác gồm:

Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.

Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại (incoterms)

Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).

Trên đây là toàn bộ nội dùng về khai niệm, những nội dung chính, cách soạn hóa đơn thương mại. Bài viết được dựa trên kinh nghiệm thực tế, Kênh xuất nhập khẩu  rất mong nhận được phản hồi từ quý bạn đọc để hoàn thiện bài viết hơn. 

>>>  Xem thêm:

♥ Ký Hậu Vận Đơn Là Gì?

♥ Hợp đồng ngoại thương là gì?

♥ Demurrage (DEM) Là Gì? Phân biệt DEM Và DET Trong Vận Tải Biển

♥ Quy trình làm hàng xuất của Forwarder

♥ Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa