Booking là gì trong xuất nhập khẩu? – “Booking” là một thuật ngữ quen thuộc đối với những người làm về xuất nhập khẩu. Trong đó Booking note là một chứng từ hết sức quan trọng trong quá trình vận tải hàng hóa. Vậy hãy cùng mình tìm hiểu chi tiết Booking là gì, Booking note là gì và các bước booking tàu qua bài viết dưới đây.

I. Booking là gì? Booking note là gì?

1. Booking là gì?

Booking là việc chủ hàng đặt chỗ trước với hãng tàu vận chuyển quốc tế (hãng tàu chuyên chở hàng xuất nhập khẩu) nhằm giữ một chỗ cho hàng trên chuyến tàu đó. Thông thường người xuất khẩu, người nhập khẩu sẽ lấy booking này từ các Forwarder/ công ty logistics hoặc một vài trường hợp sẽ lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline.

Thông thường các Forwarder sẽ đảm nhận việc liên lạc và lấy các thông tin trực tiếp từ các hãng tàu hoặc airline. Đây là một công việc không quá khó nhưng điều quan trọng là cần phải chọn được hãng tàu hợp lý và sớm để kịp thời gian vận chuyển hàng hóa, đây là một công việc khá là dễ dàng.

2. Booking note là gì?

Booking note là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng để vận chuyển hàng hóa. Booking note còn được hiểu là Việc lưu khoang hay Giấy lưu cước.

Quá trình doanh nghiệp thực hiện thuê tàu để vận chuyển hàng hóa được gọi là lưu khoang. Sau đó để giữ chỗ trên tàu thì chủ hàng và người đại diện từ phía hãng tàu sẽ làm việc cùng nhau để lập một đơn lưu khoang còn được gọi là Booking note.

II. Quy trình lấy booking từ hãng tàu

Bước 1: Sau khi đã chuẩn bị xong hàng và chốt lịch, chủ hàng hoặc công ty Forwarder do chủ hàng ủy thác sẽ gửi yêu cầu lấy booking bao gồm các thông tin của lô hàng do chủ hàng cung cấp như thông tin về cảng đi, cảng đến, số lượng hàng hóa, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về địa điểm cấp cont rỗng – hạ cont, về free time cảng đi, cảng đến…

Sau khi chọn được tàu và thống nhất về giá cước chủ hàng hàng hoặc công ty Forwarder sẽ gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ

Bước 2: Sau khi nhận được Booking request hãng tàu sẽ kiểm tra chỗ, nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp với yêu cầu thì sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list cho chủ hàng hoặc Forwarder. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu đó.

Bước 3: Sau khi chủ hàng và hãng tàu đã nhất trí thì khi đó chủ hàng chỉ việc chuẩn bị hàng, lấy container rỗng về để đóng hàng và làm các thủ tục hải quan khác.

III. Một số lưu ý khi lấy Booking Note

Cần đảm bảo rằng hàng hóa đã xong xuôi sẵn sàng để đóng hàng lên cont và hạ về cảng trước thời hạn trước khi có dự định lập một booking.

Nên chủ động về giờ tàu chạy để có thể kịp hoàn thành thủ tục xuất khẩu và bố trí cho hàng lên tàu sớm tránh xảy ra những để trường hợp như nhỡ tàu, rớt tàu, do hàng hóa không đến được hoặc thủ tục không xong kịp trước giờ cắt máng, điều đó sẽ gây ra tổn thất rất lớn.

Nên tìm một Forwarder giúp bạn trong việc book tàu để có thể chủ động trong việc book tàu, giúp bạn lựa chọn được tàu phù hợp và book đúng thời điểm nhất.

IV. Mẫu Booking note của hãng tàu

V. Cách đọc booking tàu

Để làm công việc booking bạn cần nắm rõ một số thuật ngữ và lưu ý trong Booking Note và Booking Confirmation như:

Booking No: Đây là số hiệu booking được các hãng tàu quy định riêng.

Carrier: Hãng vận tải, hãng tàu cung cấp.

Vessel/Voyage: Ở đây sẽ ghi tên tàu và số hiệu của chuyến tàu vận chuyển.

Port of receipt (POR): Địa điểm cảng nhận hàng

Port of loading (POD): Địa điểm cảng bốc hàng

Si cut off date: Thời gian gửi các thông tin để làm B/L tới hãng tàu

Cut off date/time: Hay còn gọi là thời gian cắt máng. Đây là thời gian kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu

ETA/ETD Date: Ngày tàu bốc hàng tại cảng và ngày tàu rời cảng

Connection VSL/VOY: Tên tàu và số hiệu chuyến khi chuyển tải

Final Destination: Địa điểm cảng giao hàng cuối cùng

Shipper: FWD booking tàu ( hoặc chủ hàng) – Người gửi hàng

Service Type/Mode: Phương thức giao nhận hàng hóa

Commodity: Tên hàng hóa

QTY/Type: Thông tin chi tiết về container bao gồm số cont, loại cont…

Stuffing Place: Nơi đóng hàng hóa

Payment Term: Hình thức/Phương thức thanh toán cước.

Tùy thuộc vào form Booking Note và Booking Confirmation của các hãng vận tải sẽ có thêm những thuật ngữ khác nhau nữa.

Trên đây là khái niệm Booking là gì, Booking note là gì và các bước booking tàu chi tiết. Mong rằng những thông tin Kênh xuất nhập khẩu chia sẻ thông bài viết hữu ích với bạn đọc

Tham khảo thêm:

• Hàng Tồn Kho Là Gì? Mục Đích Của Quản Trị Hàng Tồn Kho
• Vận Tải Đa Phương Thức Là Gì? Ưu Nhược Điểm Của Vận Tải Đa
• Ký Hậu Vận Đơn Là Gì?
• Quy trình làm hàng xuất của Forwarder
• Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa